Przypominamy, że do 31 sierpnia 2026 r. przyjmowane są wnioski o zwrot podatku akcyzowego za okres od 1 lutego 2026 r. do 31 lipca 2026 r.

W związku z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), na stacjach paliw zmienił się sposób wystawiania faktur. Poniżej przedstawiamy kluczowe zasady, jak prawidłowo udokumentować zakup paliwa:

1. Obowiązek dostarczenia do wniosku faktury VAT

Zgodnie z art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 10.03.2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz.U. z 2026 r., poz. 546), do wniosku o zwrot podatku akcyzowego dołącza się m.in. faktury VAT, które stanowią dowód zakupu oleju napędowego. Obowiązek dostarczenia faktur do wniosku leży wyłącznie po stronie Rolnika.

Jak ma wyglądać faktura z KSeF?
Kupując paliwo na stacji (niezależnie od tego, czy są Państwo rolnikami ryczałtowymi, czy czynnymi podatnikami VAT), powinni Państwo otrzymać od sprzedawcy papierowy wydruk faktury (tzw. wizualizację).

Wydruk ten wygląda podobnie do tradycyjnej faktury, ale obowiązkowo musi zawierać kod QR oraz unikalny numer KSeF. Numer KSeF (składa się z 35 znaków i zazwyczaj zaczyna się od NIP-u stacji paliw).

Zaznaczamy, że dokument w postaci „potwierdzenie transakcji” jedynie z kodem QR, które stacje Państwu drukują, nie spełnia wymogu dołączenia do wniosku o zwrot podatku akcyzowego. Na tym dokumencie nie ma numeru KSeF, a więc nie jest to prawidłowa wizualizacja faktury. Z ustawy wynika wyraźnie, że do wniosku dołącza się fakturę VAT.

W przypadku złożenia wyłącznie potwierdzeń transakcji organ podatkowy ma podstawy do wezwania wnioskodawcy do uzupełnienia braków, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.

2. Wyjątki – jakie dokumenty bez kodu QR oraz numeru KSeF będą akceptowane?

Zgodnie z przepisami przejściowymi (obowiązującymi do końca 2026 r.- art. 145n ustawy o VAT), Urząd będzie honorował również następujące dokumenty, które nie trafiają do systemu KSeF i nie posiadają kodu QR oraz numeru KSeF:

• Paragony z NIP (tzw. faktury uproszczone): Paragony fiskalne, na których widnieje Państwa numer NIP, a łączna kwota zakupów nie przekracza 450 zł brutto.
• Faktury VAT z kas fiskalnych: Faktury wystawiane i drukowane w formie papierowej bezpośrednio na kasach (drukarkach) fiskalnych na stacjach paliw.